総務・庶務の業務について、担当を決めにくい業務は「とりあえず総務」と業務の数が増え、管理が煩雑になるケースが見られます。それにより人が足りないからすぐに補充する、と考えやすい傾向にありカクゴもかつてはその1社でした。
カクゴでは総務アナログシステムの構築を目標に改善活動に取り組み、改善後の効果として在庫管理の精度向上や書類・Excelの削減及び時間の削減が実現できたことをご紹介します。
■改善のポイント
業務の見える化: 現状を把握し、業務フローを粗い粒度（鳥の目）→細かい粒度（虫の目）で見える化することでどこに無駄があるのかを特定。これが改善活動の第一歩でした。
仕組みづくり: 課題を解決するためには、人が変わっても同じ結果が出せる仕組みを作り上げて業務を標準化し、手作業を減らすことが重要です。
■改善できた課題
業務の効率化: 以前は入社の度に時間がかかっていた制服発注業務の時間が1/3になりました。
在庫管理の精度向上: Excelでの在庫管理では、実際の在庫数とExcel上の在庫数に乖離が生じていたため、管理棚を整理し見える化することでExcel管理を廃止しました。
書類とExcelの削減: 書類やデータ数が多く、FAXではなくメールで発注できないか？重複箇所を見つけてデータを一本化できないか？と疑問を持つことで改善を実現できました。
■解決アプローチ
現場主導の改善活動: 総務担当者が業務フローを自ら見える化し、無駄を洗い出しました。その後、課題に対する具体的な解決策を導き出しました。
標準化: 業務の見える化により標準化を進めました。
■解決した結果
業務の削減と効率化: 紙の書類を2つ→0、Excelファイルを2つ→1つに集約・削減することで作業の負担を大幅に軽減しました。またそれにより1つの業務が不要となりました。
在庫管理の精度向上: 管理棚を整理して見える化することでExcelでの重複管理をなくし、在庫数の乖離を解消。これにより、管理精度が向上しました。
■今後の展開
他業務への展開: 今回の成功事例を制服発注業務以外にも展開し、さらに効率化を進める予定です。DXツールの導入前にできるアナログでの業務改善を積極的に進めていきます。
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